Términos y Condiciones

Versión 1.0 · Vigente desde julio de 2026

Última actualización: julio de 2026

1. Objeto y partes

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Bivrio, disponible en bivrio.co y sus subdominios (en adelante "la Plataforma"), operada por Nexgo Group SAS, sociedad comercial identificada con NIT 901.895.942-1, constituida bajo las leyes de la República de Colombia (en adelante "Bivrio" o "Nexgo Group").

Contacto legal: legal@bivrio.co. Al utilizar la Plataforma, el Usuario declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos Términos.

Son partes de este contrato: (i) Nexgo Group SAS, en su calidad de proveedor del servicio; y (ii) el Usuario o Tenant, persona natural o jurídica que se registra y utiliza la Plataforma.

2. Definiciones

• Plataforma: el software SaaS Bivrio, accesible vía web y/o API, incluyendo todos sus módulos y funcionalidades.
• Usuario: toda persona natural o jurídica que accede a la Plataforma, ya sea como administrador de cuenta, empleado o cliente final de un Tenant.
• Tenant: el negocio o empresa que contrata el servicio de Bivrio para gestionar sus operaciones. El Tenant es el titular de la cuenta principal y responsable del uso que sus empleados hagan de la Plataforma.
• Suscripción: la relación contractual de duración determinada (mensual o anual) mediante la cual el Tenant accede a los módulos contratados a cambio del pago periódico establecido en el plan elegido.
• Contenido: todos los datos, textos, imágenes, registros e información que el Tenant o sus usuarios introduzcan en la Plataforma.
• Add-on: módulo o funcionalidad opcional que puede activarse de forma independiente al plan base, con cargo adicional si aplica.
• Módulo: componente funcional de la Plataforma (punto de venta, inventario, contabilidad, restaurante, taller, gimnasio, arriendos, SST, entre otros).

3. Aceptación de términos

El acceso y uso de la Plataforma implica la aceptación plena, libre y voluntaria de los presentes Términos, así como de la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data). Si el Usuario no está de acuerdo con alguno de estos documentos, debe abstenerse de registrarse y usar la Plataforma.

Al hacer clic en "Registrarme", "Crear cuenta" o cualquier botón equivalente, el Usuario declara haber leído y aceptado estos Términos, lo que constituye firma electrónica válida conforme a la Ley 527 de 1999.

4. Descripción del servicio SaaS y módulos

Bivrio es una plataforma de software como servicio (SaaS) multitenant diseñada para pequeñas y medianas empresas (PyMEs) de Latinoamérica. Ofrece herramientas integradas de gestión empresarial que incluyen, entre otros, los siguientes módulos:

• Punto de venta (POS) con facturación electrónica
• Gestión de inventario y productos
• Módulo de restaurante (mesas, comandas, cocina)
• Módulo de taller (órdenes de trabajo, diagnósticos)
• Módulo de gimnasio (membresías, asistencia)
• Módulo de arriendos y contratos
• Contabilidad básica y reportes financieros
• Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
• CRM y gestión de clientes
• Multi-establecimiento (multiempresa)

La disponibilidad de módulos específicos depende del plan de suscripción contratado. Bivrio se reserva el derecho de agregar, modificar o descontinuar módulos, informando a los Tenants afectados con antelación razonable. El servicio se presta "tal cual" según el plan vigente y puede evolucionar.

5. Registro de cuenta y responsabilidad de credenciales

Para acceder a la Plataforma, el Tenant debe crear una cuenta proporcionando información veraz, completa y actualizada. El Tenant es el único responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña) y de todas las actividades realizadas bajo su cuenta.

El Tenant debe notificar a Bivrio de inmediato, a través de legal@bivrio.co, ante cualquier uso no autorizado de su cuenta o brecha de seguridad que detecte. Bivrio no será responsable por pérdidas o daños derivados del incumplimiento de esta obligación.

El Tenant puede crear subcuentas de usuario para sus empleados. Es responsable de asignar los roles y permisos adecuados, y de garantizar que sus empleados cumplan con estos Términos.

6. Planes, suscripciones, facturación y renovación automática

El acceso a la Plataforma está sujeto al pago de una suscripción periódica (mensual o anual) según el plan seleccionado por el Tenant. Los planes y precios vigentes se publican en bivrio.co/precios.

Los precios incluyen o discriminan los impuestos aplicables (IVA u otros) según la legislación del país del Tenant. El pago se procesa mediante las pasarelas de pago habilitadas para cada país. Bivrio podrá modificar sus precios notificando al Tenant con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el Tenant no cancela su suscripción antes del vencimiento del aviso, se entenderá aceptado el nuevo precio.

La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo (mensual o anual) por un periodo igual, salvo que el Tenant la cancele antes del vencimiento desde su panel de administración o escribiendo a legal@bivrio.co. Bivrio enviará un recordatorio de renovación con al menos siete (7) días de anticipación.

7. Prueba gratuita

Bivrio puede ofrecer periodos de prueba gratuita con acceso total o parcial a la Plataforma. Durante el periodo de prueba no se cobra ninguna suscripción. Al finalizar el periodo de prueba, el Tenant deberá suscribirse a un plan de pago para continuar usando la Plataforma; de lo contrario, el acceso se suspenderá y los datos podrán conservarse durante un periodo adicional de hasta treinta (30) días antes de ser eliminados.

Las condiciones específicas de la prueba gratuita (duración, funcionalidades disponibles) se informan al momento del registro. Bivrio se reserva el derecho de modificar o descontinuar las pruebas gratuitas en cualquier momento.

8. Política de pagos, mora y suspensión por falta de pago

El pago de la suscripción debe realizarse de manera anticipada al inicio de cada periodo. En caso de que el cargo automático no se procese correctamente (por fondos insuficientes, tarjeta vencida u otro motivo), Bivrio notificará al Tenant y otorgará un periodo de gracia de cinco (5) días calendario para regularizar el pago.

Transcurrido el periodo de gracia sin pago, Bivrio podrá suspender el acceso a la Plataforma sin necesidad de aviso judicial o notificación adicional. Durante la suspensión, los datos del Tenant se conservarán por hasta treinta (30) días adicionales.

Si el Tenant regulariza el pago dentro de los treinta (30) días de suspensión, el servicio se reactiva sin pérdida de datos. Transcurrido ese plazo sin pago, Bivrio podrá dar por terminado el contrato y eliminar los datos, previa notificación. Este proceso constituye una gestión administrativa de suspensión del servicio; Bivrio no es una entidad financiera y no realiza cobros judiciales ni reportes a centrales de riesgo.

9. Cancelación y reembolsos (derecho de retracto)

El Tenant puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde su panel de administración o enviando un correo a legal@bivrio.co. La cancelación tiene efecto al final del periodo facturado vigente; no se emiten reembolsos prorrateados por días no utilizados, salvo lo indicado en el párrafo siguiente.

Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en las ventas a distancia el consumidor podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de celebración del contrato o a la fecha en que recibió el bien o servicio, lo que ocurra después. Para ejercer el retracto, el Tenant debe notificar a Bivrio por escrito antes de que haya iniciado el uso efectivo del servicio. En ese caso, Bivrio reembolsará el valor pagado dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación, conforme al artículo 51 de la misma ley para la reversión del pago.

El derecho de retracto no aplica cuando el servicio ya ha comenzado a prestarse con conocimiento y acuerdo del consumidor antes del vencimiento del plazo de retracto.

10. Propiedad intelectual de Bivrio y licencia de uso

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, marcas, logotipos, interfaces, documentación y demás componentes, son propiedad exclusiva de Nexgo Group SAS o de sus licenciantes, y están protegidos por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

Bivrio otorga al Tenant una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia de su suscripción, exclusivamente para sus actividades comerciales internas. Queda prohibido: copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, sublicenciar, vender o distribuir la Plataforma o cualquiera de sus componentes.

11. Contenido y datos del cliente

El Tenant es el propietario y responsable de todo el Contenido que ingrese a la Plataforma, incluyendo los datos de sus clientes, empleados, productos, transacciones y cualquier otra información. Bivrio actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, procesándolos únicamente para prestar el servicio contratado y conforme a las instrucciones del Tenant.

Bivrio no vende, cede ni comparte el Contenido del Tenant con terceros, salvo para prestar el servicio (proveedores de infraestructura, pasarelas de pago) o cuando sea requerido por ley o autoridad competente. A la terminación del contrato, Bivrio pondrá a disposición del Tenant sus datos durante treinta (30) días y los eliminará de forma segura transcurrido ese plazo.

El Tenant garantiza que el Contenido que ingresa a la Plataforma cumple con todas las leyes aplicables y que cuenta con las autorizaciones necesarias de los titulares de datos para su tratamiento.

12. Uso aceptable y conductas prohibidas

El Tenant se compromete a usar la Plataforma únicamente para fines lícitos. Se prohíbe expresamente:

• Usar la Plataforma para actividades ilegales, fraudulentas o contrarias al orden público.
• Cargar o transmitir contenido que infrinja derechos de propiedad intelectual de terceros.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de otros Tenants.
• Realizar ataques de denegación de servicio (DoS/DDoS) o cualquier actividad que afecte la disponibilidad de la Plataforma.
• Usar scrapers, bots u herramientas automatizadas para extraer datos de la Plataforma sin autorización escrita de Bivrio.
• Revender, sublicenciar o facilitar el acceso a la Plataforma a terceros sin autorización expresa.
• Cargar datos personales de menores de edad sin el consentimiento del representante legal.

El incumplimiento de estas prohibiciones faculta a Bivrio para suspender o terminar el servicio de forma inmediata y, de ser necesario, iniciar las acciones legales correspondientes.

13. Disponibilidad del servicio, SLA y mantenimiento

Bivrio procura mantener la Plataforma disponible de manera continua, con un objetivo de disponibilidad del 99% mensual. Sin embargo, esto no constituye una garantía de operación ininterrumpida. La Plataforma puede estar temporalmente no disponible por:

• Mantenimientos programados (anunciados con al menos 24 horas de anticipación).
• Actualizaciones de emergencia o correcciones de seguridad.
• Fallas en la infraestructura de terceros proveedores (servidores, redes, energía eléctrica).
• Causas de fuerza mayor o caso fortuito.

Bivrio no otorga créditos o compensaciones automáticas por indisponibilidad del servicio, salvo que se acuerde expresamente en un contrato de nivel de servicio (SLA) específico con el Tenant.

14. Limitación de responsabilidad

En la medida máxima permitida por la ley, Bivrio no será responsable por:

• Daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o pérdida de beneficios, aunque hubiere sido advertida de su posibilidad.
• Pérdida de datos causada por error del Usuario, falla de dispositivos o conexión a internet del Tenant.
• Daños derivados del uso inadecuado de la Plataforma o del incumplimiento de estos Términos por parte del Tenant.
• Interrupciones ocasionadas por causas fuera del control de Bivrio (fuerza mayor, fallas de ISP, eventos naturales).
• Multas, sanciones, requerimientos, cierres o cualquier consecuencia regulatoria que autoridades impongan al Tenant, por acción u omisión propia del Tenant, aun cuando haya utilizado documentos generados con la Plataforma.

La responsabilidad total de Bivrio frente al Tenant, por cualquier causa, no superará el valor pagado por el Tenant durante los tres (3) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación. Nada en estos Términos limita los derechos irrenunciables del consumidor reconocidos por la Ley 1480 de 2011.

14.1. Documentos, plantillas y contenidos generados (SST, Saneamiento, Actas y otros)

Determinados módulos de la Plataforma (entre ellos Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), Plan de Saneamiento Básico, Actas de Inspección y afines) permiten generar documentos, formatos, planes, matrices, planos y plantillas a partir de la información que el Tenant registra. El Tenant reconoce y acepta expresamente que:

• Dichos documentos son herramientas de apoyo documental y no constituyen asesoría profesional, consultoría, auditoría, dictamen ni certificación en materia de seguridad y salud en el trabajo, sanitaria, ambiental, jurídica ni de ninguna otra índole.
• Bivrio no es consultor, asesor ni responsable del Sistema de Gestión del Tenant, ni garantiza que los documentos generados aseguren el cumplimiento de la normatividad aplicable ni la aprobación por parte de cualquier autoridad de inspección, vigilancia y control.
• La veracidad, exactitud, suficiencia, vigencia, diligenciamiento, personalización, adopción, socialización, implementación y cumplimiento efectivo del contenido son responsabilidad exclusiva del Tenant y de su representante legal, quien debe validarlos con un profesional idóneo cuando corresponda.
• Las plantillas y contenidos normativos se ofrecen "tal cual" y "según disponibilidad", pudiendo requerir ajuste al caso concreto; la normatividad puede cambiar y su actualización dentro de la operación del Tenant es responsabilidad de éste.
• Bivrio no responde por multas, sanciones, requerimientos, medidas sanitarias de seguridad, cierres, demandas, reclamaciones de terceros ni perjuicios de cualquier naturaleza derivados del uso, la interpretación, la omisión o la implementación de dichos documentos, ni de decisiones que el Tenant o terceros adopten con base en ellos.
• El Tenant se obliga a mantener indemne y a defender a Bivrio y a Nexgo Group SAS frente a cualquier reclamación de autoridades o terceros relacionada con el uso de estos documentos.

Los documentos generados incorporan marca de agua y controles de trazabilidad. El Tenant se obliga a no alterar, suprimir ni ocultar dichas marcas ni los avisos legales, y a no reproducir, comercializar ni redistribuir las plantillas o contenidos de la Plataforma fuera del uso autorizado en su propia operación.

14.2. Exclusión de garantías

En la medida máxima permitida por la ley aplicable, la Plataforma y todos sus módulos, plantillas, documentos, cálculos y contenidos se suministran "tal cual" (as is) y "según disponibilidad" (as available), sin garantías de ninguna clase, expresas o implícitas, incluidas —sin limitarse a— garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, exactitud, integridad, no infracción o cumplimiento normativo. Bivrio no garantiza que la Plataforma esté libre de errores o interrupciones, ni que los resultados obtenidos satisfagan las expectativas o exigencias específicas del Tenant o de cualquier autoridad. Esta exclusión no afecta las garantías legales irrenunciables reconocidas al consumidor por la Ley 1480 de 2011.

14.3. Indemnidad

El Tenant se obliga a indemnizar, defender y mantener indemne a Bivrio, a Nexgo Group SAS y a sus socios, administradores, empleados y aliados, frente a toda reclamación, demanda, sanción, multa, pérdida, daño, costo o gasto (incluidos honorarios de abogados) que surja de o se relacione con: (i) el uso de la Plataforma o de los documentos y contenidos generados; (ii) el Contenido cargado por el Tenant o sus usuarios; (iii) el incumplimiento de estos Términos, de la ley o de derechos de terceros; y (iv) el incumplimiento de sus obligaciones sanitarias, laborales, tributarias o regulatorias. Esta obligación subsiste a la terminación de la relación contractual.

15. Confidencialidad y seguridad

Ambas partes acuerdan mantener la confidencialidad de la información no pública que reciban en el marco de esta relación contractual. Bivrio implementa medidas técnicas y organizativas de seguridad que incluyen: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo, control de acceso por roles, aislamiento de datos por inquilino mediante políticas de seguridad a nivel de fila (RLS) y registros de auditoría.

En caso de que Bivrio detecte un incidente de seguridad que afecte datos del Tenant, lo notificará dentro del plazo establecido por la normativa aplicable y adoptará las medidas correctivas necesarias.

16. Firma electrónica y validez

Conforme a la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, las aceptaciones realizadas mediante medios electrónicos (clic en botón de aceptación, confirmación por correo electrónico) tienen plena validez jurídica y constituyen firma electrónica que vincula al Usuario con los presentes Términos.

Los registros electrónicos generados por la Plataforma (logs de acceso, confirmaciones de pago, historial de cambios) son admisibles como prueba en cualquier actuación legal.

17. Modificaciones a los términos

Bivrio podrá modificar los presentes Términos en cualquier momento. Cuando los cambios sean sustanciales, notificará al Tenant con al menos quince (15) días calendario de anticipación mediante correo electrónico y/o aviso destacado dentro de la Plataforma.

Si el Tenant continúa usando la Plataforma después de la fecha de entrada en vigencia de los nuevos Términos, se entenderá que los ha aceptado. Si no está de acuerdo con los cambios, deberá cancelar su suscripción antes de esa fecha.

18. Protección al consumidor y PQRS

Conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el Tenant tiene derecho a presentar Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) relacionadas con el servicio. El canal habilitado es: legal@bivrio.co.

Bivrio atenderá las PQRS en los siguientes plazos:

• Peticiones y consultas: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo.
• Quejas y reclamos: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales con justificación.

Si el Tenant no obtiene respuesta satisfactoria, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través de su portal web www.sic.gov.co.

19. Ley aplicable y resolución de disputas

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que surja de o en relación con estos Términos se resolverá, en primera instancia, mediante negociación directa entre las partes durante un periodo de treinta (30) días hábiles.

Si no se logra un acuerdo, las disputas se someterán a la jurisdicción ordinaria colombiana, en los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C. Para asuntos de consumo, el Tenant podrá acudir alternativamente a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones jurisdiccionales.

20. Acuerdo íntegro

Los presentes Términos, junto con la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales, constituyen el acuerdo completo entre el Tenant y Nexgo Group SAS respecto del uso de la Plataforma, y reemplazan cualquier acuerdo o comunicación anterior sobre el mismo objeto.

Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada inválida o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones conservarán su plena vigencia y efecto.

Para cualquier consulta sobre estos Términos, comuníquese a: legal@bivrio.co