Objetivo: Consultar el historial de movimientos de cada cuenta contable para rastrear y auditar las transacciones del negocio.
Descripción
El libro mayor agrupa todos los movimientos de una cuenta contable en orden cronologico. Los libros auxiliares muestran el detalle de cada asiento que afecto la cuenta. Son los documentos requeridos por la DIAN para soportar la contabilidad del negocio.
Funcionalidades
- Consulta del libro mayor por cuenta y periodo
- Vista de movimientos en orden cronologico con saldo acumulado
- Filtros por rango de fechas, tipo de asiento y tercero
- Detalle del asiento al hacer clic en cualquier movimiento
- Exportar libro mayor a Excel y PDF
- Libro auxiliar por proveedor, cliente o tercero
Requisitos
- Tener asientos contabilizados en el sistema
Procedimientos
- Ve a Contabilidad → Libro Mayor (/accounting/libro-mayor)
- Selecciona la cuenta que deseas consultar (busca por codigo o nombre)
- Define el rango de fechas
- El sistema muestra los movimientos en orden cronologico con saldo acumulado
- Haz clic en cualquier asiento para ver el detalle completo
- Para filtrar por un tercero especifico (cliente o proveedor): usa el filtro "Tercero"
- Exporta el libro mayor en Excel para compartir con el contador
Buenas prácticas
- Revisa el libro mayor de caja y bancos semanalmente para detectar movimientos inusuales
- Usa el libro auxiliar de cuentas por pagar (2205) para saber lo que le debes a cada proveedor
- Guarda los libros mayor y auxiliar de forma anual como parte del archivo contable obligatorio
- Filtra por tercero cuando necesites el estado de cuenta de un cliente o proveedor especifico
Errores comunes
- La cuenta no tiene movimientos: no hay asientos en el periodo seleccionado o la cuenta nunca ha sido utilizada
- El saldo acumulado no coincide con el balance de prueba: puede haber un filtro de fecha que excluye asientos
- Los movimientos se ven duplicados: el asiento fue contabilizado dos veces
Solución de problemas
- Para el saldo diferente: amplia el rango de fechas hasta incluir el inicio del periodo contable
- Para duplicados: identifica el numero de asiento repetido y elimina el duplicado desde Asientos → Historial
- Si necesitas el libro mayor desde el inicio de operaciones: selecciona todo el rango desde la fecha de apertura